1. Geltungsbereich, Vertragspartner, nur für Unternehmen
Billtoro ist eine Software zum Schreiben, Verschicken und Verwalten von Rechnungen und Angeboten, die im Browser läuft (app.billtoro.de). Anbieter und Ihr Vertragspartner ist die Elbcons UG (haftungsbeschränkt), Liebigstraße 2, 22113 Hamburg („wir“). Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung von Billtoro.
Billtoro bieten wir ausschließlich Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen an („Sie“). Mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB schließen wir keinen Vertrag. Bei der Registrierung bestätigen Sie, dass Sie als Unternehmen handeln (Gewerbe, Handwerk oder freier Beruf) und nicht als Privatperson. Wir dürfen einen Nachweis verlangen, zum Beispiel eine Gewerbeanmeldung, einen Auszug aus dem Handelsregister oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Stimmt Ihre Angabe nicht, dürfen wir den Vertrag fristlos kündigen.
Ihre eigenen Geschäftsbedingungen gelten nicht, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.
2. Was Billtoro leistet
Mit Billtoro schreiben, verschicken und verwalten Sie Rechnungen, Angebote, Zahlungserinnerungen und Mahnungen, auch als E-Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung). Was genau dazugehört, richtet sich nach Ihrem Tarif. Zurzeit gibt es diese Tarife:
Kostenlos
Zum Ausprobieren und für wenige Rechnungen. Preis: 0 €.
- 5 Rechnungen und 5 Angebote im Monat
- E-Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung)
- Versand per E-Mail oder Messenger
- Freundliche Zahlungserinnerung
- Export aller Rechnungen, auch für die Betriebsprüfung
Start
Für Selbstständige und kleine Firmen. Preis: 7 € im Monat oder 70 € im Jahr, jeweils netto zzgl. 19 % USt.
- Unbegrenzt Rechnungen und Angebote
- Mahnungen in allen Stufen
- Ihr Logo und Ihre Farbe auf jeder Rechnung
- Bis zu 10 wiederkehrende Rechnungen
- DATEV-Export und Versand ans Steuerbüro
- Zahlungen mit dem Kontoauszug abgleichen
- Kunden aus einer Liste importieren
- Ohne Billtoro-Hinweis in Ihren E-Mails
Pro
Für Firmen mit Team und vielen wiederkehrenden Rechnungen. Preis: 15 € im Monat oder 150 € im Jahr, jeweils netto zzgl. 19 % USt.
- Alles aus Start
- Unbegrenzt wiederkehrende Rechnungen
- Team mit bis zu 5 Logins
Jede Firma, die Sie in Billtoro führen, hat ihren eigenen Tarif. Funktionen, die wir als „bald“ oder „demnächst“ ankündigen, gehören erst zum Vertrag, wenn wir sie freischalten.
Wir entwickeln Billtoro weiter und dürfen Funktionen ändern, wenn der Kern der vereinbarten Leistung erhalten bleibt und die Änderung für Sie zumutbar ist. Fällt eine wesentliche Funktion Ihres bezahlten Tarifs weg, sagen wir Ihnen das mindestens sechs Wochen vorher per E-Mail. Sie können dann zu dem Zeitpunkt kündigen, an dem die Änderung wirksam wird.
3. Vertragsschluss, Testphase und Buchung eines Tarifs
Sie registrieren sich mit den Angaben zu Ihrer Firma, Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort. Mit der Bestätigung Ihrer E-Mail beginnt der Tarif Kostenlos; damit kommt der Vertrag zustande. Kosten entstehen erst, wenn Sie selbst einen Tarif buchen.
Jede neu registrierte Firma kann Billtoro 14 Tage lang im Umfang des Tarifs Pro kostenlos testen. Die Testphase endet von selbst; danach gilt der Tarif Kostenlos, wenn Sie keinen anderen Tarif gebucht haben. Vor dem Ende der Testphase erinnern wir Sie per E-Mail.
Einen bezahlten Tarif (Start oder Pro, monatlich oder jährlich) buchen Sie in Billtoro unter „Tarif & Bezahlung“. Die Buchung ändert den bestehenden Vertrag. Sie wird wirksam, sobald Sie die Bezahlung auf der Bezahlseite abgeschlossen haben. Den Tarif wechseln Sie ebenfalls dort.
Die Vertragssprache ist Deutsch. Diese AGB und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schicken wir Ihnen nach der Registrierung als PDF per E-Mail. Sie finden beide außerdem jederzeit unter billtoro.de/agb und billtoro.de/av-vertrag.
Die gesetzlichen Pflichten für Verträge im elektronischen Geschäftsverkehr, Ihnen vor der Bestellung Mittel zum Erkennen und Berichtigen von Eingabefehlern bereitzustellen, Ihnen bestimmte Informationen vor der Bestellung zu geben und den Zugang Ihrer Bestellung unverzüglich elektronisch zu bestätigen, schließen wir mit Ihnen aus, soweit das zwischen Unternehmen zulässig ist.
4. Preise und Bezahlung
Es gelten die Preise, die bei der Buchung in Billtoro und auf billtoro.de angezeigt werden. Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer (zzgl. 19 % USt).
Bezahlte Tarife rechnen wir im Voraus ab, je nach Ihrer Wahl monatlich oder jährlich. Sie bezahlen per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift über unseren Zahlungsdienstleister Stripe. Bei der SEPA-Lastschrift kündigen wir den Einzug mindestens einen Tag vorher an (Vorabankündigung). Sie sorgen für ausreichende Deckung Ihres Kontos.
Sie sind damit einverstanden, dass wir Ihnen Rechnungen nur elektronisch übermitteln, als PDF per E-Mail oder zum Abruf. Die Rechnungen erstellt und versendet Stripe in unserem Namen.
Schlägt eine Zahlung fehl, erinnern wir Sie und versuchen den Einzug erneut. Bleibt die Zahlung aus, dürfen wir Ihre Firma auf den Tarif Kostenlos setzen. Ihre Daten löschen wir deshalb nicht.
Briefe per Post berechnen wir zusätzlich zum Tarif, sobald wir den Versand als Brief anbieten: 2,50 € je Brief, netto zzgl. 19 % USt, ab dem Tarif Start. Die Briefe rechnen wir monatlich ab.
Preise ändern wir nur mit einer Ankündigung per E-Mail mindestens sechs Wochen vorher. Die neuen Preise gelten ab dem ersten Abrechnungszeitraum, der nach Ablauf dieser Frist beginnt. Sind Sie nicht einverstanden, können Sie bis dahin kündigen; darauf weisen wir in der Ankündigung hin.
5. Laufzeit und Kündigung eines Tarifs
Der Tarif Kostenlos läuft ohne feste Laufzeit.
Monatliche Tarife verlängern sich jeweils um einen Monat, jährliche um ein Jahr, wenn Sie nicht vor dem Ende des laufenden Zeitraums kündigen. Sie kündigen in Billtoro unter „Tarif & Bezahlung“ oder in Textform, zum Beispiel per E-Mail an uns (wird ergänzt). Die Kündigung wirkt zum Ende des bezahlten Zeitraums.
Endet ein bezahlter Tarif, nutzen Sie Billtoro im Tarif Kostenlos weiter. Alle Ihre Rechnungen, Angebote und Kunden bleiben erhalten und lassen sich weiter ansehen, herunterladen und exportieren. Es gelten dann die Grenzen des Tarifs Kostenlos. Funktionen, die er nicht enthält, ruhen: Wiederkehrende Rechnungen pausieren, neue Rechnungen erscheinen ohne Ihr Logo und Ihre Farbe, und Mitglieder Ihres Teams haben keinen Zugriff auf die Firma, bis Sie wieder einen Tarif mit Team buchen.
Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für uns ist insbesondere, wenn Sie Billtoro missbrauchen (Abschnitt 8) oder bei der Registrierung nicht als Unternehmen gehandelt haben.
6. Export Ihrer Daten und Wechsel zu einem anderen Anbieter
Ihre Daten gehören Ihnen. Sie können sie jederzeit, in jedem Tarif und ohne Zusatzkosten exportieren:
- alle Rechnungen, Mahnungen und Angebote als PDF, E-Rechnungen zusätzlich als XML (ZUGFeRD oder XRechnung)
- die Rechnungen eines Zeitraums als ZIP-Datei und als Liste im Excel- oder CSV-Format
- den Export für die Betriebsprüfung (Datenträgerüberlassung nach GDPdU)
- Ihre Kundenliste als CSV-Datei
- ab dem Tarif Start den DATEV-Export für Ihr Steuerbüro
Möchten Sie zu einem anderen Anbieter wechseln, können Sie den ganzen Vertrag mit einer Frist von höchstens zwei Monaten beenden, auch bei einem jährlichen Tarif. Entwurf: Anwalt prüfen – Wechsel nach dem EU Data Act, Verhältnis zur Laufzeit jährlicher Tarife und zur anteiligen Erstattung. Wir unterstützen Sie beim Wechsel. Nach dem Ende des Vertrags können Sie Ihre Daten noch mindestens 30 Tage lang abrufen und exportieren. Für den Wechsel und den Export berechnen wir nichts.
7. Firma löschen
Den ganzen Vertrag für eine Firma beenden Sie, indem Sie die Firma in Billtoro löschen. Das kann nur der Inhaber der Firma. Ein laufender bezahlter Tarif endet damit sofort.
Drei Monate nach dem Löschen löschen wir alle Daten der Firma endgültig, auch die Rechnungen. Bis dahin stellen wir die Firma auf Ihre Bitte wieder her, damit Sie Ihre Daten exportieren können. Aus unseren Sicherungskopien verschwinden die Daten spätestens drei Monate später.
Ihre Rechnungen müssen Sie selbst so lange aufbewahren, wie es das Gesetz verlangt, in der Regel acht bis zehn Jahre. Exportieren Sie Ihre Daten deshalb, bevor Sie die Firma löschen. Billtoro bietet Ihnen den Export vor dem Löschen an.
8. Ihre Pflichten
- Ihre Angaben bei der Registrierung und in Billtoro sind richtig und aktuell.
- Für den Inhalt Ihrer Rechnungen und Angebote, für ihre steuerliche Behandlung und für ihre Aufbewahrung sind Sie selbst verantwortlich. Prüfen Sie jede Rechnung, bevor Sie sie schreiben; danach lässt sie sich nur noch stornieren.
- Sie verschicken mit Billtoro nur Belege an Ihre eigenen Kunden, keine Werbung und keine Massen-E-Mails. Wir dürfen den Versand begrenzen und bei Anzeichen von Missbrauch sperren.
- Sie verarbeiten in Billtoro nur Daten, die Sie rechtmäßig verarbeiten dürfen.
- Sie halten Ihr Passwort geheim und geben Ihren Zugang nicht weiter. Für Mitglieder Ihres Teams legen Sie eigene Zugänge an.
9. Hinweis „Erstellt mit Billtoro“
Im Tarif Kostenlos steht in den E-Mails, die Sie mit Billtoro an Ihre Kunden schicken, und auf der Seite, auf der Ihre Kunden den Beleg ansehen, der Hinweis „Erstellt mit Billtoro“. Auf dieser Seite ist der Hinweis mit billtoro.de verlinkt. In den Tarifen Start und Pro und während der Testphase entfällt der Hinweis.
10. Keine Steuerberatung
Billtoro ist eine Software. Wir beraten nicht in Steuer- oder Rechtsfragen und prüfen Ihre Rechnungen nicht steuerlich. Hinweise in Billtoro, etwa zur Kleinunternehmer-Grenze, zur Umsatzsteuer oder zur E-Rechnung, sind allgemeine Hilfen. Sie ersetzen keine Beratung durch Ihr Steuerbüro.
11. Verfügbarkeit und Hilfe
Wir bemühen uns, dass Billtoro im Jahresmittel zu 99 % erreichbar ist. Nicht mitgezählt werden angekündigte Wartungen, die wir möglichst in die Nacht legen, und Störungen, die wir nicht zu vertreten haben, zum Beispiel im Internet außerhalb unseres Einflusses. Hilfe bekommen Sie per E-Mail an uns (wird ergänzt).
12. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Die Daten Ihrer Kunden, die Sie in Billtoro speichern, verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Dafür gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag), dem Sie bei der Registrierung zustimmen. Er ist Teil dieses Vertrags. Welche Dienstleister wir dafür einsetzen, steht unter billtoro.de/unterauftragsverarbeiter. Für Ihre eigenen Daten als unser Kunde gilt unsere Datenschutzerklärung unter billtoro.de/datenschutz.
13. Haftung
Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit wir eine Garantie übernommen haben.
Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur, wenn wir eine wesentliche Vertragspflicht verletzen, also eine Pflicht, deren Erfüllung den Vertrag erst möglich macht und auf die Sie regelmäßig vertrauen dürfen. Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist unsere Haftung ausgeschlossen.
Diese Regeln gelten auch für unsere Mitarbeiter und Beauftragten.
14. Änderungen dieser AGB
Wir dürfen diese AGB für die Zukunft ändern, wenn es dafür einen triftigen Grund gibt, etwa eine neue Rechtslage oder eine neue Funktion. Die Änderung kündigen wir mindestens sechs Wochen vorher per E-Mail an. Widersprechen Sie nicht bis zum Tag, an dem sie wirksam wird, gilt die Änderung als angenommen; darauf weisen wir in der Ankündigung besonders hin. Widersprechen Sie, können beide Seiten den Vertrag zu diesem Tag kündigen.
15. Schlussbestimmungen
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Sind Sie Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand Hamburg. Erklärungen zum Vertrag genügen in Textform, zum Beispiel per E-Mail. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der übrige Vertrag wirksam.