Dieser Vertrag gilt zwischen Ihnen als Kunde von Billtoro (Verantwortlicher, „Sie“) und der Elbcons UG (haftungsbeschränkt), Liebigstraße 2, 22113 Hamburg (Auftragsverarbeiter, „wir“). Er regelt, wie wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten (Art. 28 DSGVO). Sie schließen ihn bei der Registrierung elektronisch ab. Er gilt für jede Firma, die Sie in Billtoro führen.
1. Gegenstand und Dauer
Wir stellen Ihnen Billtoro bereit, eine Software für Rechnungen und Angebote. Grundlage sind unsere AGB (Hauptvertrag). Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Dieser Vertrag läuft so lange wie der Hauptvertrag und endet, wenn alle Daten nach Abschnitt 9 gelöscht sind.
2. Art und Zweck der Verarbeitung, Daten und betroffene Personen
Zweck ist das Schreiben, Verschicken, Speichern und Auswerten Ihrer Rechnungen, Angebote, Zahlungserinnerungen und Mahnungen, der Abgleich von Zahlungen und der Export für Sie und Ihr Steuerbüro. Wir speichern, ordnen, lesen, übermitteln (an die Empfänger, die Sie wählen) und löschen die Daten.
Betroffen sind:
- Ihre Kunden und deren Ansprechpartner
- Ihre Mitarbeiter, soweit sie in Belegen oder Stundenzetteln stehen, und die Mitglieder Ihres Teams
- Ihr Steuerbüro, wenn Sie den Versand ans Steuerbüro einrichten
- weitere Personen, die Sie in Belegen nennen
Verarbeitet werden:
- Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Leitweg-IDs
- Inhalte von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen, also Leistungen, Mengen, Preise, Daten und Hinweise
- Zahlungen und Bankdaten aus Kontoauszügen, die Sie hochladen
- Stundenzettel und Arbeitsnachweise, die Sie hochladen
- Angaben zum Versand: an wen, wann und welcher Beleg
- Anschriften für den Versand als Brief
Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir nur, wenn Sie sie selbst in Belege schreiben. Billtoro ist dafür nicht gedacht.
3. Weisungen
Wir verarbeiten die Daten nur nach Ihren Weisungen. Ihre Weisungen sind dieser Vertrag und das, was Sie in Billtoro tun, zum Beispiel eine Rechnung verschicken oder eine Firma löschen. Weitere Weisungen geben Sie in Textform. Verpflichtet uns ein Gesetz zu einer anderen Verarbeitung, sagen wir Ihnen das vorher, soweit das Gesetz es nicht verbietet. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir Ihnen das unverzüglich.
4. Vertraulichkeit
Wer bei uns mit den Daten arbeitet, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Inhalte Ihrer Firma sehen wir nur an, wenn es zur Behebung eines Fehlers nötig ist oder Sie uns darum bitten.
5. Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir schützen die Daten mit den Maßnahmen in Anlage 1 (Art. 32 DSGVO). Wir dürfen sie dem Stand der Technik anpassen, solange das Schutzniveau nicht sinkt.
6. Unterauftragsverarbeiter
Sie sind damit einverstanden, dass wir die Dienstleister in Anlage 2 einsetzen. Jeden binden wir vertraglich an dieselben Datenschutzpflichten wie uns selbst. Die aktuelle Liste steht auch unter billtoro.de/unterauftragsverarbeiter.
Wollen wir einen Dienstleister hinzunehmen oder ersetzen, sagen wir Ihnen das mindestens vier Wochen vorher per E-Mail. Innerhalb dieser Frist können Sie aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Finden wir keine Lösung, können Sie den Vertrag zu dem Tag kündigen, an dem der neue Dienstleister eingesetzt wird.
7. Unterstützung
Wir helfen Ihnen, Anfragen betroffener Personen zu beantworten (Art. 12 bis 22 DSGVO). Vieles erledigen Sie in Billtoro selbst: Daten ansehen, berichtigen, exportieren und löschen. Wir unterstützen Sie außerdem bei Ihren Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, zum Beispiel mit Auskünften zu unseren Maßnahmen.
8. Verletzungen des Schutzes der Daten
Erfahren wir von einer Verletzung des Schutzes Ihrer Daten, melden wir Ihnen das unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden, mit den Angaben, die Sie für eine Meldung an die Aufsichtsbehörde brauchen. Wir ergreifen sofort Maßnahmen, um die Folgen zu begrenzen.
9. Löschung und Rückgabe
Ihre Daten exportieren Sie jederzeit selbst (AGB Abschnitt 6). Löschen Sie eine Firma, löschen wir drei Monate danach alle Daten dieser Firma endgültig. Bis dahin stellen wir die Firma auf Ihre Bitte wieder her. Aus den Sicherungskopien verschwinden die Daten spätestens drei Monate später. Müssen wir Daten aufgrund eines Gesetzes länger aufbewahren, sperren wir sie bis zum Ende der Frist.
10. Nachweise und Kontrollen
Wir geben Ihnen alle Auskünfte, die Sie brauchen, um die Einhaltung dieses Vertrags nachzuweisen. Kontrollen ermöglichen wir nach Absprache, in der Regel durch Unterlagen und Auskünfte, bei Bedarf auch vor Ort mit angemessener Vorankündigung und ohne Störung des Betriebs.
11. Ort der Verarbeitung
Wir verarbeiten die Daten in Deutschland und in der Europäischen Union. Eine Übermittlung in ein Land außerhalb der EU oder des EWR gibt es nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 bis 49 DSGVO erfüllt sind.
12. Haftung und Schluss
Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO, im Übrigen gelten unsere AGB. Widersprechen sich AGB und dieser Vertrag beim Datenschutz, geht dieser Vertrag vor. Änderungen dieses Vertrags kündigen wir an wie Änderungen der AGB (AGB Abschnitt 14).
Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen
Vertraulichkeit
- Server in Rechenzentren in Deutschland mit Zutrittskontrolle durch den Betreiber; eigene Serverräume haben wir nicht.
- Anmeldung mit E-Mail und Passwort. Passwörter speichern wir nur als Hash (Argon2). Auf Wunsch zusätzlich mit einem Code per E-Mail (Login-Code).
- Nach mehreren falschen Passwörtern ist die Anmeldung für eine Viertelstunde gesperrt.
- Sitzungen laufen über ein geschütztes Cookie, das Skripte nicht lesen können. Sie enden beim Abmelden oder nach 30 Tagen ohne Nutzung.
- Der Server prüft bei jeder Anfrage, ob der Zugang zur Firma gehört. Rollen Inhaber und Mitglied: Tarif, Team, Steuerbüro, Firmenangaben und Löschen nur für den Inhaber.
- Zugang zu den Servern nur per SSH mit Schlüssel, automatische Sicherheitsupdates, Sperre bei wiederholten Fehlversuchen.
- Billtoro hat eine eigene Datenbank mit eigenem Benutzer, getrennt von anderen Anwendungen auf dem Server.
Integrität
- Verbindungen nur verschlüsselt (HTTPS mit TLS und HSTS).
- Geschriebene Rechnungen sind in der Datenbank gegen Ändern und Löschen gesperrt. Korrekturen gehen nur über eine Stornorechnung.
- Änderungen an Firmenangaben und Einstellungen protokolliert Billtoro (wer, wann, was).
- Links für Ihre Kunden enthalten einen zufälligen Schlüssel, den wir nur als Hash speichern.
Verfügbarkeit und Belastbarkeit
- Jede Nacht eine verschlüsselte Sicherungskopie bei einem zweiten Anbieter in Deutschland, gegen Löschen geschützt. Aufbewahrt werden die Sicherungen der letzten sieben Tage und vier Wochen.
- Die Wiederherstellung prüfen wir mit einem eigenen Test.
- Begrenzungen gegen Überlastung und Missbrauch, zum Beispiel für Anmeldungen, Uploads und den Versand von E-Mails.
Regelmäßige Überprüfung
- Automatische Tests vor jeder Änderung der Software.
- Löschkonzept: gelöschte Firmen nach drei Monaten endgültig, Protokoll der Anmeldungen nach zwölf Monaten. Für Betrieb und Fehlersuche protokolliert die App jede Anfrage (Zeitpunkt, aufgerufene Adresse ohne geheime Teile von Links, Ergebnis, Dauer). Dieses Protokoll und die Fehlerprotokolle der Server enthalten IP-Adressen nur gekürzt; ihre ältesten Einträge werden automatisch gelöscht, sobald die Protokolle ihre Höchstgröße erreichen.
Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter
Stand: Oktober 2026
Hetzner Online GmbH
- Leistung: Hosting: Server, Datenbank und Dateien von Billtoro und dieser Webseite
- Anschrift: Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
- Ort der Verarbeitung: Deutschland
- Einsatz: immer
IONOS SE
- Leistung: Verschlüsselte Sicherungskopie (Backup) der Datenbank, jede Nacht
- Anschrift: Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland
- Ort der Verarbeitung: Deutschland (Frankfurt am Main)
- Einsatz: immer
E-Mail-Versand (Anbieter wird ergänzt)
- Leistung: Versand der E-Mails von Billtoro, auch der Rechnungen, die Sie per E-Mail verschicken
- Anschrift: wird ergänzt
- Ort der Verarbeitung: wird ergänzt
- Einsatz: immer
Google Cloud EMEA Limited (Vertex AI)
- Leistung: KI zum Lesen von Stundenzetteln und Kontoauszügen
- Anschrift: wird ergänzt
- Ort der Verarbeitung: Europäische Union
- Einsatz: nur wenn Sie die Funktion nutzen
LetterXpress
- Leistung: Druck und Versand von Rechnungen als Brief
- Anschrift: wird ergänzt
- Ort der Verarbeitung: wird ergänzt
- Einsatz: nur wenn Sie die Funktion nutzen